NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL-PERSOANE JURIDICE
BCR SOCIAL FINANCE IFN SA, în calitate de operator de date, prelucrează datele cu caracter personal conform legii, în special Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („Regulamentul general privind protecția datelor”).
Datele cu caracter personal care sunt prelucrate de către BCR SOCIAL FINANCE IFN aparțin următoarelor categorii de persoane vizate: reprezentanții Clientului, Beneficiarii reali, asociaţii sau acţionarii direcţi sau indirecţi ai Clientului, garanți, persoane de contact, precum şi alte persoane fizice implicate în activitatea companiei, denumiţi împreună în mod generic, în cele ce urmează, „Persoane vizate”. Aceste date cu caracter personal sunt incluse în documentele transmise către BCR SOCIAL FINANCE IFN la iniţierea relaţiilor de afaceri cu Clientul sau pe parcursul derulării acestora.
În anumite situații, în vederea îndeplinirii scopurilor de prelucrare menționate în prezentul document, BCR SOCIAL FINANCE IFN poate să prelucreze date cu caracter personal aparținând anumitor categorii de Persoane Vizate (spre exemplu beneficiari reali, garanți, persoane fizice implicate în activitatea companiei, persoane de contact, etc) fără a beneficia însă de modalitatea practică de a asigura în mod direct informarea acestor categorii de persoane. În acest context este responsabilitatea Clientului să informeze persoanele în cauză cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal și să obțină consimțământul acestora privind prelucrarea datelor, în măsura în care este necesar, în vederea îndeplinirii condițiilor prevăzute de lege.
A. SCOPURILE PENTRU CARE SE PRELUCREAZĂ DATELE CU CARACTER PERSONAL
a) În vederea îndeplinirii obligațiilor legale, BCR SOCIAL FINANCE IFN prelucrează datele cu caracter personal în vederea îndeplinirii obligaţiilor legate de supraveghere financiară efectuată asupra BCR SOCIAL FINANCE IFN si a grupului Erste şi de raportare intragrup (grupul Erste) şi/sau către autorităţile de supraveghere, respectarea cerinţelor prudenţiale naţionale şi europene aplicabile instituţiilor financiar nebancare, inclusiv pentru conformarea cu normele legale în vederea respectării cerințelor de cunoaștere a clientelei, prevenirii activităților de spălare a banilor și combaterii finanțării terorismului, raportării tranzacțiilor, gestionării controalelor din partea autorităților în ceea ce privește relația cu Clienții, asigurarea acurateții datelor, prevenirea fraudelor și garantarea secretului profesional prin analizarea/ verificarea autenticității actului de identitate prezentat, gestiune administrativ – financiar și îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile, audit intern, păstrarea/depozitarea (premergătoare arhivării) şi arhivarea potrivit prevederilor legale a documentaţiei contractuale (inclusiv asigurarea operaţiunilor conexe acestor activităţi), gestionarea riscului de finanțare și managementul riscului operațional (inclusiv, prin crearea de profiluri), asigurarea securității în incinta BCR SOCIAL FINANCE IFN, implementarea măsurilor de securitate a datelor cu caracter personal (inclusiv prin realizarea de copii de siguranță). Pentru îndeplinirea scopurilor din prezenta secțiune, BCR SOCIAL FINANCE IFN se va baza pe interesul legitim al operatorului acolo unde anumite prelucrări nu sunt acoperite în totalitate de obligațiile legale relevante.
b) În vederea îndeplinirii intereselor legitime ale BCR SOCIAL FINANCE IFN, în contextul desfășurării obiectului său de activitate și furnizarea serviciilor financiare pentru Client, operatorul va prelucra date cu caracter personal pentru activități de profilare și segmentare în scop de analiză și/sau marketing; pentru reclamă, marketing simplu şi publicitate; efectuarea de sondaje cu privire la: serviciile financiare, activitatea BCR SOCIAL FINANCE IFN, a membrilor Grupului din care face parte BCR SOCIAL FINANCE IFN și pentru îndeplinirea obligațiilor asumate în relațiile cu partenerii contractuali (inclusiv entitatilor care au furnizat finantare catre BCR Social Finance IFN pentru a putea finanta clientii sai, pentru verificarea utilizarii sumei furnizate si in legatura cu obligatiile legale si de interes public ale acestora – de exemplu, Fondul European de Investitii, Banca Europeana de Investitii); evaluarea eligibilității în vederea furnizării unor produse și servicii financiare standard sau personalizate; in scop statistic, pentru îmbunătățirea serviciilor furnizate prin îmbunătățirea fluxurilor, politicilor și procedurilor interne (inclusiv optimizarea costurilor și bugetelor prin activități de „cost controlling”), managementul lichidităților, optimizării bilanțului și stabilirii prețurilor de transfer, constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi ale BCR SOCIAL FINANCE IFN în instanță, managementul portofoliului şi managementul riscului, la solicitarea Clientului, respectiv in vederea ofertării Clientului cu astfel de produse, precum și pentru proiectarea, dezvoltarea, testarea și utilizarea sistemelor informatice existente sau noi și a serviciilor IT (inclusiv stocarea bazelor de date în țară sau in străinătate prin intermediul serverelor cloud), proiecte de fuziuni și achiziții, gestionarea reclamațiilor privind serviciile financiare; asigurări şi reasigurări, la solicitarea Clientului, respectiv în vederea ofertării Clientului cu astfel de produse.
c) În baza consimțământului exprimat de către Client pentru următoarele scopuri:
(i) Marketing direct, publicitate prin intermedierea/ promovarea celor mai potrivite produse și servicii BCR SOCIAL FINANCE IFN, ale partenerilor și ale grupului Erste, inclusiv transmiterea de către BCR SOCIAL FINANCE IFN a unor comunicări comerciale în acest scop. Vă rugăm să confirmați că sunteți de acord cu primirea comunicărilor de acest fel:
(ii) Crearea de profile în vederea acordării de produse de finanțare Clientului prin analizarea preferințelor, solvabilității, riscului de creditare și altor detalii ce țin de Client și/sau Persoane vizate în vederea generării de oferte personalizate de servicii și bunuri, inclusiv prin consultarea datelor de tranzacționare și a bazelor de date ale Centralei Riscului de Credit, Biroului de Credit, ANAF precum și a oricăror baze de date puse la dispoziție de entități publice sau private în condițiile legii (care conțin date despre debitori, garanți sau despre calitatea Persoanelor vizate de asociat/acționar/administrator în alte societăți), în măsura în care consimțământul este cerut de lege, vă rugăm să confirmați că sunteți de acord cu această activitate:
(iii) Transmiterea datelor de contact ale persoanelor vizate către Fondul European de Investiții și Comisia Europeană în vederea contactării în scopul promovarii programelor prin care a fost acordata finantarea/garantia prin crearea de materiale printate, video sau audio[1].
Consimțământul exprimat cu privire la activitățile de prelucrare poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea activităților de prelucrare efectuate înaintea retragerii (și nici pe cele ulterioare, în măsura în care BCR SOCIAL FINANCE IFN efectuează prelucrările în baza unui alt temei legal).
Vă rugăm să aveți în vedere că retragerea consimțământului are efecte doar în ceea ce privește activitățile de prelucrare derulate în baza acestui temei, respectiv consimțământul exprimat.
d) În vederea încheierii și executării contractului dintre Client și BCR SOCIAL FINANCE IFN, operatorul prelucrează datele cu caracter personal ale Persoanelor vizate pentru executarea contractului, raporturi juridice între BCR SOCIAL FINANCE IFN și Client, furnizarea serviciilor financiare, gestionarea relației cu Clientul și gestionarea calității datelor, efectuarea unor rapoarte de finanțare și administrarea acestora, colectarea de debite și recuperare creanțe, inclusiv cesionarea creanțelor și/sau de recuperare a bunurilor care fac obiectul contractelor încheiate între BCR SOCIAL FINANCE IFN și Client), monitorizarea tuturor obligațiilor asumate de Client și/ sau de Persoanele Vizate, precum și gestionarea solicitărilor Clientului.
B. CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL CARE SUNT PRELUCRATE DE CĂTRE BCR SOCIAL FINANCE IFN
În vederea îndeplinirii scopurilor de prelucrare menționate mai sus, BCR SOCIAL FINANCE IFN prelucrează datele cu caracter personal care îi sunt furnizate în mod direct, precum și datele pe care BCR SOCIAL FINANCE IFN le generează pe baza acestora, respectiv: date privind imaginea, informații din baze de date puse la dispoziție de entități publice sau private în condițiile legii (precum RECOM, PortalJust, ANAF), date privind bunurile deținute de Persoanele Vizate în vederea garantării serviciilor și/sau produselor ce fac obiectul Contractului; date privind produsele financiare deținute de Persoanele Vizate; datele de identificare și valoarea bunului ce face obiectul Contractului; date privind expunerea politică și/sau privind săvârșirea de infacțiuni a Persoanelor Vizate.
În anumite situații, în vederea îndeplinirii scopurilor de prelucrare, BCR SOCIAL FINANCE IFN poate să prelucreze date cu caracter personal aparținând (i) administratorilor/asociaților/acționarilor Clientului, (ii) persoanelor împuternicite de către Client, (iii) beneficiarului real al Contractului și/sau (iv) persoanelor care garantează executarea obligațiilor Clientului, (iv) persoanelor de contact ale Clientului și/sau (v) persoanelor vulnerabile din cadrul Clientului (astfel cum pot fi ele definite de instituțiile naționale sau europene, pentru contractele finanțate/garantate in cadrul unor programe dedicate). Având în vedere că, din punct de vedere practic, BCR SOCIAL FINANCE IFN nu are cum să asigure în mod direct informarea acestor categorii de persoane, este responsabilitatea Clientului să informeze persoanele în cauză cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal și să obțină acordul acestora privind prelucrarea datelor, în măsura în care este necesar în vederea îndeplinirii condițiilor prevăzute de lege.
Refuzul de a furniza datele cu caracter personal poate determina imposibilitatea furnizării serviciilor și/sau a îndeplinirii celorlalte scopuri de prelucrare de către BCR SOCIAL FINANCE IFN.
Datele colectate în scopurile menționate mai sus pot fi prelucrate în scopuri subsecvente, în măsura în care scopurile subsecvente sunt compatibile cu cele inițiale.
C. CATEGORII DE DESTINATARI CĂTRE CARE POT FI DEZVĂLUITE DATELE CU CARACTER PERSONAL
Pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare, BCR SOCIAL FINANCE IFN poate dezvălui datele cu caracter personal către următoarele categorii de destinatari: Persoanelor vizate, reprezentanţii Persoanei vizate, reprezentanţii BCR SOCIAL FINANCE IFN, entităților din Grupul Erste, alte persoane împuternicite care prelucrează datele personale în numele BCR SOCIAL FINANCE IFN (cum ar fi societăți de arhivare – stocare documente fizice, societăți de prelucrare electronică de date pentru trimiterea de înștiințări de plată în format electronic, firme de curierat, societăți care prestează servicii IT, etc), furnizori de servicii și bunuri, avocați, auditori, parteneri contractuali ai BCR SOCIAL FINANCE IFN şi ai entităţilor din Grupul Erste, autorități/instituții publice din România și/sau Uniunea Europeană (Fondul European de Investiții/Comisia Europeană, precum si Banca Europeana de Investitii si entitatile care au furnizat finantarea catre FEI si Banca Europeana de Investitii) în vederea îndeplinirii unei sarcini care servește unui interes public)[2], societăților bancare, birourilor de credit, societăților de asigurare si reasigurare, agenților de colectare a debitelor sau recuperare a creanțelor, autoritatea judecătorească, organizațiilor profesionale, organizațiilor de cercetare a pieței .
În ceea ce privește transferul datelor către Fondul European de Investiții (FEI), Clientul înțelege că FEI va prelucra datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate în calitate de operator de date cu caracter personal în baza în baza Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE („Regulamentul 1725/2018”), în vederea îndeplinirii unei sarcini de interes public în temeiul tratatelor de instituire a Comunităților Europene sau a altor instrumente legislative adoptate în temeiul tratatelor sau care aparțin de domeniul exercitării legitime a autorității publice cu care este învestită instituția sau organul comunitar sau un terț căruia îi sunt dezvăluite datele. Perioada de retentie a datelor de catre FEI este de maxim sapte ani de la finalizarea perioadei de implementare a mandatului sau incetarea contractului intre FEI si BCR Social Finance IFN S.A. sau a contractului incheiat intre BCR Social Finance IFN S.A. si clientul sau incetarea operatiunilor conform mandatului, dupa caz.
D. DURATA PRELUCRĂRII. DESTINAŢIA ULTERIOARĂ A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
În vederea realizării scopurilor de prelucrare menționate, BCR SOCIAL FINANCE IFN va prelucra datele cu caracter personal pe durata îndeplinirii serviciilor financiare, precum și ulterior în vederea conformării cu obligațiile legale aplicabile, inclusiv dispozițiile referitoare la arhivare. Astfel, spre exemplu, ca regulă generală, BCR SOCIAL FINANCE IFN va stoca documentele justificative (inclusiv contractele) pe baza cărora au fost făcute înregistrările în contabilitatea financiară pe o perioadă de 10 ani, începând cu închiderea exercițiului financiar al anului în care s-a încheiat relația de afaceri. Este posibil ca, în urma îndeplinirii termenelor legale de arhivare, BCR SOCIAL FINANCE IFN să dispună anonimizarea datelor, lipsindu-le astfel de caracterul personal și să continue prelucrarea datelor anonime pentru scopuri statistice.
E. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL ÎN STRĂINĂTATE
În prezent, în vederea îndeplinirii scopurilor mai sus-menționate este posibil ca BCR Social Finance IFN să transfere anumite categorii de date cu caracter personal în afara României, în state din cadrul UE/ SEE (Luxemburg), cât și în afara UE/SEE (spre exemplu în Statele Unite ale Americii, în măsura în care datele persoanei vizate vor fi stocate pe servere cloud având copii de siguranță în aceste teritorii). Pentru transferurile în afara UE/SEE, BCR Social Finance IFN își va întemeia transferul datelor cu caracter personal pe baza clauzelor contractuale standard adoptate la nivelul Comisiei Europene sau alte garanții recunoscute de lege. Este posibil ca în derularea activităților sale, statele de transfer mai sus-menționate să se modifice. Puteți obține o listă actualizată cu statele unde se transferă datele cu caracter personal la următorul link: https://www.bcr-socialfinance.ro/index.php/despre-noi/confidentialitatea-si-protectia-datelor/transferul-datelor-cu-caracter-personal.html
F. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE ÎN CONTEXTUL PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Persoanele vizate beneficiază în condițiile prevăzute de legislația în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal, de următoarele drepturi:
a) dreptul la informare în legătură cu activitățile de prelucrare derulate de BCR SOCIAL FINANCE IFN;
b) dreptul de a solicita și primi o confirmare din partea BCR SOCIAL FINANCE IFN cu privire la datele cu caracter personal prelucrate precum și acces la datele respective și la informații legate de aspecte precum scopurile prelucrării, destinatarii datelor și țările terțe în care pot ajunge aceste date precum și garanțiile de transfer (dacă este cazul), durata de stocare, sursa datelor (pentru datele care nu sunt colectate direct de la Persoana vizată etc.);
c) dreptul la rectificarea datelor cu caracter personal privitoare la persoana vizată precum și la completarea și actualizarea acestora;
d) dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) în una dintre următoarele situații: (i) datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; (ii) Persoana vizată își retrage consimțământul pentru prelucrările de date întemeiate pe acordul acesteia, iar BCR SOCIAL FINANCE IFN nu mai are la dispoziție niciun temei de prelucrare (spre exemplu, ștergerea datelor Clientului din baza de date utilizată pentru trimiterea de comunicări comerciale ca urmare a retragerii acordului de marketing); iii) Persoana vizată se opune unei prelucrări în scop de marketing sau unei prelucrări întemeiate pe interesul legitim al BCR SOCIAL FINANCE IFN și nu există motive legitime care să prevaleze în favoarea prelucrării; iv) datele au fost prelucrate nelegal; v) există o obligație legală de ștergere a datelor; v) datele au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societății informaționale menționate la art. 8 alin. (1) din GDPR;
Cu toate acestea, BCR SOCIAL FINANCE IFN nu va da curs cererii de ștergere în oricare dintre următoarele cazuri: prelucrarea este realizată pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare; prelucrarea datelor reprezintă o obligație legală sau este necesară pentru executarea unei sarcini în interes public; prelucrarea este derulată în scop de arhivare în interes public sau în scopuri statistice; prelucrarea este realizată pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
e) dreptul la restricționarea prelucrării în unul dintre următoarele cazuri: se contestă exactitatea datelor; prelucrarea este ilegală iar Persoana vizată se opune ștergerii acestora, solicitând doar restricționarea datelor cu caracter personal; BCR SOCIAL FINANCE IFN nu mai are nevoie de datele ce fac obiectul solicitării, însă acestea sunt utile Persoanei vizate pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; Persoana vizată a formulat cerere de opoziție, pe durata verificărilor făcute de BCR SOCIAL FINANCE IFN privind prevalența propriilor interese față de cele ale Persoanei vizate;
f) dreptul la portabilitatea datelor care sunt prelucrate în temeiul consimțământului persoanei vizate sau în vederea executării Contractului, precum și în situația în care prelucrarea este făcută prin mijloace automate;
g) dreptul la opoziție, din motive legate de situația particulară a Persoanei vizate, care vor fi aduse la cunoștința BCR SOCIAL FINANCE IFN odată cu formularea cererii;
h) dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate care produce efecte juridice sau care afectează Persoana vizată în mod similar într-o măsură semnificativă (spre exemplu, refuzul acordării unei finanțări adoptat în baza unui proces individual decizional automatizat);
i) dreptul de a se adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanțelor competente, în măsura în care Persoana vizată apreciază că drepturile sale au fost încălcate (se poate utiliza adresa plangere@dataprotection.ro).
În ceea ce privește exercitarea drepturilor față de Fondul European de Investiții (FEI) și/sau Comisia Europeană (în cazul contractelor finanțate sau garantate de FEI), Persoanele Vizate se pot adresa pentru informatii privind protectia datelor personale: dpo@eif.org sau info@eif.org
În ceea ce privește prelucrările de date efectuate de FEI și/sau de Comisia Europeană, Persoanele Vizate pot depune o plângere la Autoritatea europeană pentru protecția datelor în cazul în care acestea consideră că drepturile care le-au fost recunoscute prin articolul 286 din TUE au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor cu caracter personal care o privesc de către o instituție sau un organ comunitar.
În cazul formulării unei cereri de exercitare a drepturilor garantate de GDPR persoana vizată va furniza detaliile necesare pentru ca BCR SOCIAL FINANCE IFN să poată identifica dreptul exercitat și îndeplinirea condițiilor de exercitare impuse de lege. Cu titlu de exemplu, în măsura formulării unei cereri de opoziție privind anumite prelucrări derulate de BCR SOCIAL FINANCE IFN în baza interesului legitim al operatorului, persoana vizată urmează să furnizeze informații legate de situația sa particulară astfel încât BCR SOCIAL FINANCE IFN să poată realiza evaluarea cerută de lege.
Este posibil ca, în urma solicitării de ștergere a datelor, BCR SOCIAL FINANCE IFN să anonimizeze aceste date (lipsindu-le astfel de caracterul personal) și să continue în aceste condiții prelucrarea pentru scopuri statistice.
Pentru mai multe detalii cu privire la activitățile de prelucrare efectuate de către BCR SOCIAL FINANCE IFN, precum și cu privire la drepturile de care beneficiați în acest context, vă rugăm să vă adresați printr-o cerere către dpo@bcr-socialfinance.ro.
Puteți, de asemenea, contacta Responsabilul privind protecția datelor numit la nivelul BCR SOCIAL FINANCE IFN pentru orice probleme privind prelucrarea datelor dvs., la adresa de e-mail: rpd@bcr-socialfinance.ro.
[1] Acest consimțământ este valabil doar în cazul contractelor finanțate sau garantate de Fondul European de Investiții
[2] Prelucrarea datelor prin transmiterea acestora către Fondul European de Investiții și/sau Comisia Europeana este aplicabilă doar contractelor finantate sau garantate de către această insituție.